AS400返品・赤伝処理トラブルの調べ方｜在庫・売上・請求を崩さない確認順

AS400 / IBM i の販売管理で、返品や赤伝処理は慎重に扱うべき処理です。売上だけを取り消したつもりが在庫が戻っていない、在庫は戻ったのに請求が残っている、赤伝を入れたあとに再請求の扱いが決まっていない、といったズレが現場で起きやすいからです。

返品・赤伝で分けて考えるもの

返品や赤伝では、元の受注番号、出荷番号、売上番号、請求番号をたどれる状態にしておくことが重要です。元伝票が分からないまま数量や金額だけをマイナスすると、在庫評価、売掛、得意先別実績が合わなくなることがあります。

締め前なら売上取消で済むのか、締め後なので赤伝で相殺するのか、商品が戻る返品なのか、値引きや請求訂正だけなのかを先に分けます。ここを混ぜると、在庫を戻すべきではない赤伝で在庫が増えたり、返品なのに請求だけが残ったりします。

問い合わせを受けたら、「商品は戻っていますか」「元伝票番号はありますか」「締め前ですか、締め後ですか」「請求書は発行済みですか」「得意先への再送は必要ですか」と確認します。システム担当だけで判断せず、営業、物流、経理のどこに影響するかを明確にしてから処理します。

返品・赤伝は、在庫だけ、売上だけ、請求だけを個別に直すと後続で数字が合わなくなります。次の状態では、処理を進める前に営業、物流、経理のどこまで影響するかを確認します。

AS400の返品・赤伝トラブルでは、データを1件直せば終わりではありません。在庫、売上、請求、得意先別の締め、帳票、EDI連携まで影響が広がることがあります。現場では、どの業務日付で、どの伝票が、どの締めに入るかを確認してから対応します。

返品伝票が作成されていても、在庫更新や赤伝作成が別工程なら途中状態が残ります。伝票番号を軸に各工程を追います。

確認点	確認内容	判断
返品	受付番号、返品理由、検品状態、確定時刻を確認する	受付だけか業務確定済みかを分ける
在庫	倉庫、ロケーション、良品・不良品区分、更新ジョブを確認する	数量を手修正する前に未処理データを探す
売上・請求	赤伝、締め状態、会計連携、再発行の有無を確認する	同じ返品を二重に反映しない

手作業で補正する場合は、どの自動処理を止めたか、再開時に同じデータが再処理されないかを確認します。返品、在庫、売上、請求の合計を一組として照合します。

締め後の返品・赤伝は、請求書、PDF、会計連携、EDI請求送信に影響します。締め後データ修正と同じく、修正前後の証跡、承認、戻し手順を残してから対応します。

現場から連絡を受けた直後は、同じ伝票への再操作を止め、現在地を固定します。

復旧記録には、実行した操作だけでなく「実行しなかった操作」と理由も残します。翌日の締めや会計連携で再度差異が出ないことを確認します。