AS400 / IBM iのEDI障害は、社内だけで完結しません。取引先、物流、出荷、在庫、請求に影響するため、技術担当者が黙って調査しているだけでは現場の不安が大きくなります。
特にEDIは「物が届かない」「相手先に誤データが届く」「請求がずれる」可能性があるため、連絡内容を揃えておくことが重要です。
取引先へ伝える前に確認すること
| 確認項目 | 内容 |
|---|---|
| 対象データ | 受注、出荷、在庫、請求、返品など何のデータか |
| 送信状態 | 未送信、送信済み、送信失敗、相手先受信済み |
| 対象範囲 | 取引先、対象日、対象件数、対象ファイル |
| 再送可否 | 二重送信にならない条件、相手先側の受信状態 |
| 業務影響 | 納品、出荷、請求、在庫引当への影響 |
社内連絡テンプレート
件名：AS400 EDI連携の確認中です 対象：取引先、対象データ、対象日 現在分かっていること：送信状態、エラー有無、対象件数 業務影響：納品、出荷、請求、在庫への影響見込み 次に確認すること：ジョブログ、送信履歴、相手先受信状況、再送条件 次回連絡予定：何時に続報を出すか
取引先へ連絡する時の注意
- 原因が確定していない段階で断定しない
- 送信済みか未送信かを曖昧にしない
- 再送する場合は、二重取込にならない確認を先に行う
- テストデータ混入の可能性がある場合は、社内承認を取ってから連絡する
- 技術用語だけでなく、納品や請求への影響で説明する
EDIの本番送信事故を防ぐ確認は、AS400 EDIでテストデータを本番送信しないためのチェックリストも参考にしてください。
取引先へ連絡する前に、社内で事実をそろえる
EDI障害では、急いで連絡すること自体は大切ですが、曖昧なまま「送れていないかもしれません」と伝えると、相手先も自社も再送判断に迷います。連絡前に、AS400側の送信状態、相手先の受信確認、二重送信の可能性、出荷・納品・請求締めへの影響を分けておくと、話が早くなります。
| 連絡前にそろえること | なぜ必要か | 確認先 |
|---|---|---|
| 発生時刻と対象データ | 相手先が受信ログや処理状況を確認しやすくなる | EDI・外部連携トラブル確認 |
| 再送してよい状態か | 二重送信や重複計上を避ける | EDI再送判断チェックリスト |
| 本番データ取り違えの有無 | テストデータや誤送信が混ざると影響説明が変わる | テストデータ本番送信防止 |
| 障害としての影響範囲 | 物流、営業、経理、取引先へ誰が何を伝えるか決める | 本番障害の初動対応 |
ここまでの要点
AS400 EDI障害では、相手先が絡むため、技術調査と同じくらい連絡品質が重要です。送信状態、対象範囲、再送条件、納品影響、請求影響を揃えて伝えることで、現場の混乱を抑えられます。
連絡文に入れるべき5つの事実
取引先へ連絡する時は、原因の推測よりも、相手先が確認できる事実を先にそろえます。送信状態、対象データ、件数、再送可否、次回連絡予定を明確にすると、相手先側の確認も進めやすくなります。
- 対象データの種類、対象日、相手先コード
- 未送信、送信済み、送信失敗、受信済みのどれか
- 対象件数、ファイル名、送信日時
- 再送する場合の条件と二重取込防止策
- 次回連絡予定時刻と社内担当者
連絡後に残す記録
取引先へ連絡した後は、誰に何を伝え、相手先が何を確認したかを残します。再送や訂正が必要になった時に、同じ説明を繰り返さず、二重送信を避けるためです。
| 記録すること | 理由 |
|---|---|
| 連絡日時と相手先担当 | どの時点の確認結果かを残す |
| 伝えた対象データ | 伝票番号、件数、ファイル名の食い違いを防ぐ |
| 相手先の回答 | 未受信、受信済み、取込エラーを分ける |
| 次の作業 | 再送、訂正、保留、次回連絡の判断を残す |
EDI連絡の次に確認する記事
送信遅延を取引先へ伝える想定例
原因未確定でも、取引先が必要とするのは、対象範囲、影響、暫定対応、次回連絡時刻です。推測を確定情報として伝えないようにします。
| 確認点 | 確認内容 | 判断 |
|---|---|---|
| 事実 | 発生時刻、対象メッセージ・伝票範囲、現在の送受信状態を伝える | 確認済みの情報だけを記載する |
| 影響 | 未着、遅延、重複可能性、業務上の期限を伝える | 影響なしと断定する前に相手側処理を確認する |
| 次報 | 暫定対応、相手に依頼する確認、次回連絡時刻と窓口を示す | 原因判明まで連絡を止めない |
メールへ実データ全文、認証情報、内部ホスト名、担当者の推測を書きません。復旧後は、再送対象、受領結果、重複なしの確認を双方でそろえます。